Roles de las sesiones
Todo está a tu alcance, si tienes un objetivo claro hacia lo que deseas, y un plan de acción claro para hacerlo realidad.
El Facilitador o Anfitrión es la persona que se responsabiliza de que el lugar de reunión esté correctamente preparado y —si se trata de un lugar ajeno— de que se deje en orden y limpio una vez finalizada la reunión. Por supuesto, el Facilitador puede solicitar ayuda a otros miembros para esto.
El Facilitador debería llegar al sitio de la reunión con suficiente tiempo de antelación y:
- Preparar las mesas, sillas, atril, banderas, posters, etc.
- Preparar las herramientas que el Cronometrador utilizará para señalizar el tiempo (un reloj-cronómetro, luces o cartulinas de colores, etc.)
- Asegurarse de que hay una climatización y ventilación adecuada en la sala (abriendo las ventanas, encendiendo la calefacción o aire acondicionado según el caso, etc.)
- Asegurarse de que la agenda de la reunión está impresa y distribuida en los sitios donde se sentarán los miembros, así como de que haya suficientes ejemplares.
- Asegurarse de que haya suficientes formularios de evaluación y bolígrafos.
- Si el club los usa, preparar y asegurarse de que la iluminación, pantalla de proyección y proyector están correctamente instalados y funcionan.
- Si el club tiene equipo de grabación o fotografía, prepararlo para la reunión (por ejemplo, situando el trípode y la cámara en el lugar más apropiado de la sala y verificando que captan la totalidad del escenario). SI hubiese otros tipos de equipamiento audiovisual (televisiones, altavoces, etc.) deberían ser conectados y probados.
Habitualmente el Facilitador es también la persona que abre y cierra la reunión. Si bien el Facilitador es el primero en hablar, no debería comenzar la reunión sin la indicación del Moderador de la misma, ya que puede ser que este esté gestionando algunos imprevistos de última hora relacionados con la agenda.
Una presentación de ejemplo podría ser algo así como:
«Damas y caballeros, bienvenidos a la reunión del Silent Towns Ágora Speakers Club, el primer club de Ágora Speakers en Marte. Me gustaría darle la palabra a nuestro Moderador del día, Mr. Walter Gripp. Por favor, démosle la bienvenida con un fuerte aplauso»
Después de la presentación y durante el aplauso, esperar sobre el escenario hasta que el Moderador llegue, estrecharle la mano y retirarse fuera del escenario. La palabra es ahora suya.
El Moderador (o Presentador o Coordinador) es la persona responsable de preparar y dirigir la reunión, ceder la palabra a las personas adecuadas según marca la agenda, saludarles cuando llegan al escenario, despedirlos, y en general asegurarse de que la reunión sea amena y fluya con suavidad.
Esto es lo que tienes que hacer cuando tengas este rol:
Preparando la reunión
El trabajo del Moderador comienza antes de la reunión, y tiene dos tareas principalmente:
- Asegurarse de que todos los roles del orden del día están cubiertos.
- Preparar una pequeña presentación para cada participante.
Preparando las presentaciones
Una de tus tareas durante la reunión será presentar a los diferentes participantes que van a tener un rol en ella.
En este sentido, posibles elementos a mencionar podrían ser su profesión, cuánto tiempo ha estado en el club, si tiene algún cargo en la dirección del mismo, etc. Una buena práctica que se sigue en muchos clubes por el Moderador de la reunión es contactar con todos los participantes varios días antes de la misma y preguntarles algo como «¿Cuál es tu película favorita?», «Si pudieses tener un superpoder, ¿cuál elegirías y por qué?», etc. y citar la respuesta y tal vez incluso comentarla como parte de la presentación (siempre desde el respeto y sin excederse en el tiempo).
Dado que el Moderador es también el que debería encargarse de solucionar cualquier imprevisto relacionado con la agenda (por ejemplo, si una persona que tiene un rol no se presenta o avisa a última hora), lo ideal es que llegue unos 10 o 15 minutos antes de la hora de inicio planificada.
Muchas veces, especialmente cuando la gente ya se conoce y lleva mucho tiempo en el club, cuesta comenzar debido a que la gente se suele parar a saludarse, charlar, etc. Si estás con el rol de Moderador de la reunión, es necesario que tomes la iniciativa y decidas el momento de comienzo de la reunión.
Aunque habitualmente el Facilitador es el primero que habla y a continuación cede la palabra al Moderador, cada club puede decidir cómo organizarse. En algunos clubes es el Presidente el que abre la reunión, o bien algún otro miembro de la directiva. En cualquier caso, sea quien fuese el que te precedió, no olvides darle la mano y comenzar agradeciéndoles por su nombre antes de continuar.
Algunas cosas que se pueden decir al principio:
- Dar la bienvenida a todos
- Pedir a todos que apaguen los teléfonos móviles o los pongan en modo de silencio.
- Explicar el propósito de la Tribu de Abundantes y del club.
- Pedir a los invitados que se presenten (tal y como se indica en la sección de «Atendiendo a los Invitados»)
El cronometrador, como su nombre indica, mide el tiempo de todos los participantes, y proporciona un informe al final.
En los clubes de Tribu de Abundantes se utiliza un sistema de tres señales —tiempo mínimo, tiempo medio y tiempo máximo— para indicar ciertos límites de tiempo a los participantes. Estas señales de temporización se indicarán por el chat a los participantes de la sesión.
Es muy importante que los mismos no vean el tiempo exacto que han estado hablando o los minutos y segundos que les quedan. Esto se hace para entrenar a los oradores en desarrollar un «sentido del tiempo» interno, ya que en la mayoría de las situaciones reales de comunicación en público no hay indicación del tiempo tampoco, y ni siquiera se muestran señales de ninguna clase.
La temporización debe comenzar tan pronto como el ponente comience a hablar o haga cualquier gesto significativo que se pueda considerar parte del discurso. Esto significa que no se debe cronometrar el tiempo mientras el ponente está pensando su respuesta, o dándose el tiempo para comenzar.
Para los discursos improvisados, tampoco hay que comenzar a cronometrar inmediatamente después de que se haya hecho la pregunta, dado que los intervinientes tienen la posibilidad de utilizar un tiempo corto de 15 segundos para pensar una respuesta. De nuevo, la temporización debe comenzar cuando el ponente comience a hablar o haga cualquier gesto significativo que pueda considerarse parte de la respuesta.
Muletillas son todas aquellas palabras, sonidos o gestos que son superfluos (no añaden ningún significado) y que disminuyen la efectividad del discurso y a veces, si se usan en exceso, incluso la credibilidad y autoridad del ponente. Algunos ejemplos frecuentes de muletillas son:
- Y, pues, ¿Sabes?, por tanto… (Sólo son muletillas si no forman parte legítima de la oración)
- Ehh, Ahh..
- Repeticiones «Y entonces ella dijo… dijo: ' ¿Qué estás haciendo aquí?' »
- Vocales largas: «¿Qué podemos hacer antes esta situación? Reducir costes yyyyyyyyyyy ser más productivos»
- Chasquidos de la lengua o sonidos similares.
- Pausas o silencios excesivamente largos.
- Tics o gestos repetitivos, como por ejemplo asentir constantemente con la cabeza, o estar ajustándose repetidamente la corbata o el reloj.
Es importante señalar que los oradores de lenguajes diferentes al Español tienen muletillas diferentes (por ejemplo, el «so» en inglés), e incluso los diferentes miembros desarrollan su propio conjunto de muletillas personal.
Tu rol como contador de muletillas es escuchar correctamente a todos los ponentes y registrar todas las veces que una muletilla se usa, así como el tipo de muletilla concreta que fue. Al final de la reunión, debes proporcionar un informe de las muletillas. En muchas ocasiones el Contador de Muletillas y el Gramático son el mismo rol.
Al principio de la reunión, el Moderador te pedirá que expliques tu rol. Trata de contar no solo lo que vas a hacer, sino por qué tener muletillas es malo para la efectividad de los discursos.
En algunos clubes existe la tradición de hacer que los participantes paguen (literalmente) por las muletillas que cometen a razón de 0,10€ o $0,15 por muletilla. Esto habitualmente hace que las muletillas desaparezcan rápidamente de los discursos. En este caso, debería incluirse la explicación de esta penalización tanto durante la explicación del rol, como en el informe final.
También existe la costumbre de hacer sonar una pequeña campana o similar cada vez que el ponente utiliza una muletilla, hasta cierto número de veces por discurso. En ocasiones esta técnica se utiliza exclusivamente para oradores experimentados. Nosotros recomendamos que no haya este tipo de señales, que no solo distraen al público y al orador, sino que también pueden causar un «efecto cascada», en el que el orador pierde el hilo y comienza a dudar, lo que a su vez hace que cometa más errores y muletillas, causando a su vez más toques de campana, y así sucesivamente en un círculo vicioso.
Como Coordinador de Discursos Improvisados, tu tarea consiste en preparar una serie de preguntas-reto para los participantes de esta sección. El número de preguntas dependerá del tiempo total asignado a la sección de Discursos Improvisados en la reunión. Cada orador debe hablar entre 1 y 2 minutos, y hay que prever algo de tiempo para ti mismo: la explicación del rol, el propósito, para los aplausos antes y después de cada intervención y para la propia pregunta en sí. En total, una cifra orientativa suele ser 2 minutos para ti y 3 minutos por cada participante. De esta forma, para una sesión de Discursos Improvisados de 10 minutos, habría que preparar 3 preguntas para 3 participantes.
El objetivo principal de la sección de Discursos Improvisados es obtener una respuesta natural, sincera y convincente del orador a la pregunta realizada. En ocasiones el orador se «escabullirá» de la pregunta y acabará hablando de cualquier otra cosa. Si esto se hace con naturalidad y de forma fluida y convincente, es perfectamente válido y de hecho es una habilidad bastante útil para futuros políticos. En el caso ideal, las respuestas deben ser mini-discursos (con una apertura, cuerpo, conclusión, mensaje central, etc.). Sin embargo, los oradores nunca deben sacrificar naturalidad y sinceridad en aras de estructura. Un interlocutor que hace una pregunta en las situaciones sociales anteriormente descritas nunca esperará un discurso como respuesta, y si esto es lo que recibe, es muy posible que suene a discurso memorizado y artificial, salvo que el orador realmente sea capaz de hablar con pasión sobre el tema solicitado.
Habitualmente las personas escogidas como «víctimas» de las preguntas intentarán comenzar a hablar en seguida. Esto no es el mejor enfoque, y tampoco es necesario ni se espera en sociedad. Es completamente normal tomarse un tiempo corto (5 a 15 segundos) para reflexionar sobre la respuesta que se va a dar. Es buena idea recordar a todos los miembros del club de la existencia de la posibilidad de tomarse un tiempo para pensar, durante la explicación inicial del rol.
Buenas preguntas para esta sección son aquellas que:
- Son realistas: Las preguntas deberían ser plausibles en un entorno real. Salvo que el orador se esté preparando para ser un actor de teatro de improvisación, el valor que aporta estar practicando respuestas apreguntas como «El otro día te vi corriendo por el parque disfrazado de gorila. ¿Qué estabas haciendo?» es más que dudoso.
- No demasiado fáciles: Las preguntas deben entrañar cierta dificultad. Una pregunta como «¿Cuál es tu color favorito?» no es precisamente un reto.
- No demasiado raras o arcanas: Deben evitarse también preguntas sobre temas excesivamente esotéricos. Después de todo, el orador tiene como máximo dos minutos para hablar. Las preguntas no deberían asumir demasiado conocimiento previo. Así, preguntar «¿Qué opinas sobre todo el jaleo que se ha armado en torno a las guardas de los sables láser en la nueva entrega de Star Wars?». Salvo que el orador sea fan de la saga, lo más frecuente es que su primer pensamiento después de escuchar esta pregunta sea «¿Pero qué co….nes?». Sin embargo, no hay inconveniente en hacer preguntas generales que sí requieren algo de conocimiento previo, como por ejemplo: «¿Qué opinas del final de la serie Breaking Bad?». Incluso si el orador no ha visto esta serie, aun así debería contestar a la pregunta (posiblemente explicando que no ha tenido tiempo, o que no le gusta este tipo de series, etc..)
- Abiertas: Las preguntas de tipo sí/no o con dos alternativas para responder no suelen dar mucho material sobre el que elaborar respuestas.
- Preguntas inconvenientes, inapropiadas o incómodas son perfectamente válidas, ya que estas aparecen constantemente tanto en entornos donde se evalúa la capacidad de autocontrol del ponente, como simplemente por personas con escasa educación. La forma en que un orador responde influye enormemente en la forma en que nos perciben los oyentes. Si una persona nos preguntase «¿Cuánto sexo tienes con tu mujer?» y la respuesta es una serie furiosa de insultos, entonces no solamente sufre la reputación del que hace la pregunta, sino también del que responde. Un buen orador jamás debería perder el control o la compostura. Las respuestas a este tipo de preguntas deberían ser educadas, y sin embargo firmes y asertivas.
En una sección de Discursos Improvisados, no estás limitado a realizar preguntas únicamente, y no estás limitado a tener un único participante sobre el escenario. Esta sección perfectamente puede aportar aspectos como reproducir cierta melodía a cada participante y preguntarles qué recuerdos evoca en ellos, o hacer lo mismo con aromas diferentes, o llevar a la reunión objetos diferentes y pedirles que actúen como promotores o vendedores (o lo contrario) de los mismos, o incluso podrías llamar al escenario a varias personas y pedirles que defiendan aspectos opuestos de un tema polémico en una especie de mini-debate, o que construyan una historia por partes, etc.
Por supuesto, para que las respuestas sean realmente improvisadas, no debes compartir tus preguntas o ideas sobre la sesión con nadie antes de la misma.
Idealmente, los objetivos de los Discursos Improvisados son personas que no tienen ningún rol en la reunión, de forma que todos los miembros reciben la oportunidad de hablar, y deberías tener tu lista de víctimas preparada antes del inicio de la reunión, comprobando en la agenda qué miembros tienen qué roles y quién asiste. Un miembro no debería rehusar participar en esta sección, y si lo hacen, es apropiado ejercer una moderada presión sobre ellos, insistiendo. No obstante, si observas una resistencia excesiva o fuera de lo normal, mejor no continuar. Por supuesto, si hay muy pocos miembros que no tengan roles, o ves a alguien «demasiado seguro» de que no va a ser elegido, no hay problema en sacarle de su error.
El Evaluador de Discursos Improvisados evalúa tanto al propio Coordinador como a los oradores individuales que participaron. Como todos los evaluadores, son de aplicación los consejos generales que se indican en el icono de «Evaluador de Discursos», teniendo en cuenta que el objetivo principal del orador es en este caso hablar con fluidez, naturalidad y convicción durante al menos 1 minuto, 1.30m como tiempo medio, y 2 minutos como máximo.
En el informe final, intenta dar algún consejo de mejora para cada uno de los oradores y para el Coordinador de la sección.
Uno de los principales problemas de la comunicación interpersonal es que las personas realmente no se escuchan los unos a los otros. Muchas veces uno pasa más tiempo pensando en lo que va a decir cuando le llegue el turno a hablar que concentrándose en escuchar activamente y comprender lo que la otra persona está diciendo.
Sin embargo, precisamente la escucha es una habilidad crítica en la sociedad actual, y sería muy difícil para un líder convencer a nadie para actuar si la gente percibe que el líder no les escucha y que sus inquietudes no tienen respuesta.
El Evaluador de Escucha es un rol especial que pretende corregir esta carencia y concienciar a miembros de la necesidad de una escucha activa. Es un rol que no todos los clubes tienen, y tampoco se encuentra entre los roles mínimos requeridos en una reunión. Para cumplir su cometido, el Evaluador de Escucha apunta, según fluye la reunión, una serie de preguntas sobre lo que se ha dicho y por quién. Las preguntas deben ser de naturaleza general y no excesivamente específicas o centradas en el detalle. La idea es que la gente escuche… ¡no que tome apuntes de los discursos!. Por ejemplo, una pregunta razonable podría ser:
«En el discurso de Pedro, ¿cuál fue la persona que más influyó en su vida?» o
«¿Qué pensaba Ana sobre el papel de la tecnología en la actual crisis económica?»
Preguntas no apropiadas serían todas aquellas que pretenden que el oyente recuerde hechos con excesivo nivel de detalle, o nombres de personas, o cifras o fechas. Por ejemplo:
«¿Qué día nació Pedro?» o
«Según el discurso de Ana, ¿cuántos empleos se han perdido debido a la práctica del outsourcing?»
«¿De qué ciudad es nuestro invitado?»
En general, las preguntas deberían poder contestarse con una o dos frases. Las preguntas pueden ser sobre cualquier elemento significativo que haya sido dicho por cualquiera de los participantes y que sea llamativo, ya sea el Moderador, cualquiera de los ponentes de discursos preparados, sus evaluadores, o incluso las víctimas del coordinador de Discursos Improvisados.
El papel de Evaluador de Discursos es probablemente uno de los más importantes de las sesiones de oratoria y coaching de Tribu de Abundantes. Los evaluadores proporcionan retroalimentación y comentarios para mejorar a otros participantes.
Es importante recalcar, que estas evaluaciones se hacen con ánimo de mejora, y para la progresión de cada persona dentro del club.
Como evaluador de discursos, el presentador de la sesión te pedirá que intervengas dos veces: una vez antes del ponente y otra vez después del mismo.
Durante tu primera participación (antes del ponente), tu propósito será explicar a la audiencia qué proyecto está haciendo el orador, cuáles son los objetivos de aprendizaje y de qué cosas debe estar pendiente el público. Intenta finalizar con un comentario positivo para el ponente.
Es muy importante que al finalizar esta parte, le des la palabra de vuelta al Moderador, en lugar de darla directamente al ponente. Esto es necesario ya que el Moderador todavía tiene que presentar al ponente. Por ejemplo, una forma de hacerlo sería:
''Hola querido público/ hola familia Abundante (lo que gustes). Mi nombre es ..... y hoy seré la persona que evalúe el discurso de ........ (nombre del ponente).
Hoy, nuestro orador va a realizar el discurso preparado llamado ''Quién soy yo'' (o el que sea), en el cual, los objetivos principales son:
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Además, nuestro orador de hoy (su nombre), me ha pedido que me fije especialmente en:
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Ya que son los puntos que personalmente le gustaría mejorar.
Sin más, vamos a dar paso al presentador del día para que pueda comenzar el discurso de (.....).
Es importante que no te quedes al pie de la letra con las palabras textuales, pero sí que tengas una idea o una base de cómo podría ser tu presentación del orador.
En tu segunda intervención, tu papel será el dar una evaluación del discurso que haya realizado el ponente.
Y ahora, la gran pregunta:
¿Puedo ser evaluador sin tener experiencia previa?
Habitualmente la implicación de estas preguntas es que dado que no se han hecho suficientes discursos, no se tiene la capacidad, experiencia o conocimiento para evaluar el discurso de otra persona.
Esto, sin embargo, no tiene porqué preocuparte.
Considera por ejemplo la última vez que fuiste a ver una película con un amigo. ¿Tenías opinión sobre la misma? ¿Comentaste algo sobre los diálogos, los actores, el guion o los efectos especiales?. Casi podemos apostar que las primeras cosas que dijiste a tu amigo después de la película fueron cosas como «Vaya, estuvo genial. Me encantó cuando ….» o «Qué película más mala, parecía que ni los propios actores se tomaban en serio el guion». A pesar de haber emitido estas opiniones, probablemente no seas ni actor, ni guionista, ni director de cine profesional.
Lo mismo se aplica a muchas otras facetas de nuestra vida: Cuando comemos en un restaurante, tenemos una opinión clara sobre la comida a pesar de que tal vez no seamos capaces ni siquiera de hacer un huevo frito sin dejar la cocina hecha un desastre.
Cuando vamos a un teatro tenemos una opinión sobre los actores a pesar de que no hemos terminado una escuela de teatro.
Cuando vemos un partido de fútbol tenemos una opinión sobre el desempeño de cada jugador, incluso si nuestro propio deporte favorito es el sofá-ball.
La razón de todo esto es que no estamos evaluando los discursos desde un punto de vista académico o profesional.
El objetivo de una evaluación de un discurso es dar tu opinión sobre el discurso del orador y su presentación desde el punto de vista de un miembro del público.
Este es el objetivo principal. Con el tiempo, y escuchando a otros evaluadores, irás perfeccionando esta habilidad.
Sólo da una opinión sincera y fíjate en las partes en las que el orador quisiera mejorar.
¡Y listo!.
Como miembro del público, sabes lo que viste, lo que oíste y cómo te hizo sentir el discurso. Y todos tenemos toda una vida de experiencia como receptores (oyentes) de discursos en infinidad de contextos y situaciones.
Por último, recuerda que esto también significa que como Evaluador, solamente estás expresando tu propia opinión, no un criterio profesional.
El rol de Evaluador General o Evaluador de la Reunión es proporcionar una visión crítica y comentarios de mejora a todas aquellas personas que no han sido evaluadas hasta el momento. El Evaluador General es el último en hablar, antes de la conclusión de la reunión (con la excepción del presentador, asuntos del club, y el anfitrión).
Esto habitualmente significa que las siguientes personas son evaluadas por el Evaluador General:
- El Moderador
- Todos los evaluadores
- El Cronometrador
- El Contador de Muletillas
- Cualquier otro rol que no haya tenido su propia evaluación
El Evaluador General también evalúa la reunión en su conjunto:
- ¿Comenzó a tiempo?
- ¿Estaba la sala preparada correctamente?
- ¿Hubo distracciones o interrupciones durante la misma? ¿Cómo fueron gestionadas?
- ¿Fueron los invitados atendidos correctamente?
- ¿Se explicó el propósito del Club y de la Tribu de Abundantes al principio de la reunión?
- Cualquier otro comentario o idea sobre cómo mejorar el funcionamiento del club.
Una de las funciones más importantes dentro de la Tribu de Abundantes.
Saber transmitir correctamente a los invitados las ventajas y beneficios (no características), de pertenecer al club.
Aquí se hablarán de los diferentes tipos de membresías, del sistema Líder 360º, y de las posibilidades de generar ingresos y alcanzar libertad financiera dentro de la Tribu.